Construire sa charte d’équipe pour se préparer au télétravail

Imaginons un orchestre qui doit jouer une symphonie. Je pense notamment aux instruments de la même famille (comme les violons) qui doivent jouer en accord entre eux. Chaque musicien doit jouer sa partition, mais si l’orchestre ne s’est préalablement pas mis au point concernant le tempo, la dynamique ou l’intensité avec son chef d’orchestre, la cacophonie finit par arriver. Pour une oreille extérieure cela pourrait passer, car les musiciens sont des professionnels : il n’y aura pas de fausse note. Mais au sein de l’orchestre, c’est la pagaille. Pour une équipe de travail l’effet est le même que pour ces musiciens : elle doit déterminer en amont ce qui produira les meilleurs résultats.

Lorsque tout le monde est en présentiel, ce cadre se met en place rapidement et il est facile de l’ajuster au fur et à mesure. Les échanges et la communication sont plus simples et plus rapides si tout le monde est dans la même pièce. Mais lorsque l’équipe est à distance, en télétravail, le cadre est bousculé. L’équipe et son manager doivent redéfinir leurs règles du jeu : leur charte d’équipe.

La charte délimite les protocoles de l’équipe : quelles sont les informations qui ont besoin d’être partagé, qui communique avec qui et comment, comment savoir qui fait quoi, de quoi avons-nous besoin les uns des autres pour avancer… La charte permet de créer un lien qui va rassembler l’équipe dispatchée, car elle permet de poser les bases (qui semblent parfois évidentes) pour éviter les incompréhensions. Elle aligne les individus sur ce qui est normalement attendu de la part de chacun et sert de base pour régler les éventuels conflits.  

Le modèle de charte d’équipe

Pour construire ce modèle, je suis allée piocher dans ce que propose Lisette Sutherland sur son site collaborationsuperpower.

J’ai proposé peu de questions sur les outils de communication et sur les informations, car les personnes se connaissent déjà bien et ont l’habitude de leurs outils. J’ai choisi d’axé cette charte autour de la collaboration avec des questions comme : De quoi ai-je besoin de la part de l’équipe pour me sentir appartenir à l’équipe ? Et deux questions sur la relation lead-équipe : De quoi ai-je besoin de mon équipe ? et De quoi ai-je besoin de mon lead ?  

Retour d’expérience, un teambuilding à la DRHCOM d’Extia

À la Direction des Ressources Humaines et Communication chez Extia, le service s’articule autour de 6 équipes de 3 à 7 membres. J’ai proposé sous la forme d’un teambuilding virtuel, que chaque équipe définisse et partage sa charte d’équipe pour cette nouvelle période de confinement. L’enjeu était de pouvoir renforcer la cohésion du service ainsi que dans chaque équipe. Renforcer le sentiment d’être tous dans le même bateau, mais de manière auto-organisée.

En guise d’icebreaker, nous avons construit le Totem de chaque équipe. Nous avons utilisé les cartes du jeu Totem, mais en transformant les règles pour les adapter à mes contraintes de temps et matériel. J’ai mis une sélection de 6 cartes Animal et 6 cartes Qualité pour chaque équipe. Chaque participant devait voter pour les cartes qui, selon lui, représentaient le mieux chaque équipe.

Ensuite, un temps collectif pour se remémorer la précédente période de confinement et ainsi se servir des retours des uns et des autres comme terreau pour l’élaboration de la charte d’équipe. J’ai fait un système très simple des 3 colonnes « Stop »- « À garder » – « À l’avenir » en invitant les participants à positionner 1 post-it par colonne, silencieusement pendant 5 minutes. S’en est suivi un temps de partage pour ceux qui le souhaitaient pendant 5 autres minutes. Dès ce moment, le pôle est arrivé à se mettre sur une même longueur d’onde sur ce qui est important : la communication, la transparence et le maintien du lien entre les personnes.

La dernière partie concernait la complétion de la charte d’équipe en sous-groupe. J’ai d’abord proposé une lecture collective et la possibilité de rajouter une question qui serait manquante. Chaque équipe s’est ensuite regroupée dans une salle GMeet tout en gardant la connexion (micro et webcam coupés) dans la salle de visio principale pour entendre les annonces collectives que je pouvais avoir à faire. Je passais régulièrement d’une salle à l’autre pour répondre aux éventuelles questions.

Le résultat : les équipes repartent aligner sur un socle de connaissances et de valeurs communes qui serviront de référentiel pour leurs prochaines réunions. Et apparemment, ce fut un bon moment partagé !
 

Quelques conseils pour l’animation à distance :

• Le fait que les équipes aient déjà joué à Totem « en vrai » la semaine passée a été un atout pour la compréhension de l’exercice.
• Prendre le temps de faire une démo rapide des fonctionnalités de la plateforme virtuelle, ici, c’était un board Klaxoon.
• Mettre les consignes à l’écrit sur le board pour les coupler avec celles énoncées à l’oral (en cas de problème de connexion pendant que vous parlez).
• Envoyer par mail les liens de connexion pour les sous-groupes Google Meet, j’ai également ajouté chaque lien sur les templates de charte de chaque équipe. (EDIT : Maintenant la licence pro Google inclus la fonctionnalité de créer des sous-groupes)
• Garder un œil sur la montre et partager au collectif le temps restant régulièrement.
• Le debrief est un peu long, si je devais proposer l’exercice de nouveau, j’inviterais chaque équipe à ne partager à l’oral que 3 éléments emblématiques ou particulièrement important de leur charte. (Le reste étant de toute façon visible sur les écrans de chacun).